Lieferscheine, Eingangsrechnungen und Nachweise kommen per E-Mail. Wir richten einen Ablauf ein, in dem KI die Anhänge erkennt und die nötigen Angaben ausliest; feste Regeln ordnen das Dokument Ihrem Vorgang zu und legen es ab. Was nicht eindeutig ist, prüft Ihr Team.
Hier sehen Sie, welche Dokumente sich eignen, wie ein Ablauf aussieht, wo Sie freigeben und was ein Pilot umfasst.
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In 30 Sekunden: wie ein Anhang erkannt, ausgelesen, zugeordnet und abgelegt wird – und was passiert, wenn eine Angabe fehlt.
Dokumenteneingang in 30 Sekunden – ein Beispielablauf
Video mit Ton und Untertiteln. Es zeigt einen Beispielablauf mit erfundenen Daten, keine Kundenreferenz. Die Sprecherstimme ist KI-generiert.
Der Ablauf im Video ist ein Beispiel mit erfundenen Daten. Die Sprecherstimme ist KI-generiert.
Stimme: „Rechnungen und Lieferscheine – jeden Tag öffnen, abtippen und ablegen?“
Bild: „Jeden Tag im Postfach“ – „Rechnungen und Lieferscheine – jeden Tag öffnen, abtippen und ablegen?“ Daneben „Gemeinsames Postfach · neue Anhänge“ mit sechs Anhängen: „scan_0412.pdf“, „AB_3391.pdf“, „LS-20817.pdf“, „Rechnung_R-1187.pdf“, „foto_lieferung.jpg“ und „dokument_2026.pdf“. „LS-20817.pdf“ hebt sich als „Lieferschein“ ab.
Stimme: „So kann es einfacher gehen: KI erkennt Dokumente und liest die Angaben aus. Feste Regeln übernehmen Zuordnung und Ablage.“
Bild: „Beispielablauf“ – unter „KI“ die Schritte „1 Erkennen“ und „2 Auslesen“, unter „Feste Regeln“ die Schritte „3 Zuordnen und prüfen“ und „4 Ablegen“. Daneben die Beispielkarte: „Postfach · neue Anhänge“ – „scan_0412.pdf“: „erkannt · Rechnung“, „LS-20817.pdf“: „erkannt · Lieferschein“, „AB_3391.pdf“: „erkannt · Auftragsbestätigung“. Dann „Lieferschein · LS-20817.pdf“ – „Lieferant: Beispiel-Lieferant“, „Datum: 14.10.2026“, „Auftragsnummer: 4711“. Dann „Abgleich mit Ihren Auftragsdaten“ – „Auftrag 4711 gefunden“, „Lieferant und Datum stimmig“, „zugeordnet · Auftrag 4711“. Dann „Vorgangsordner · Auftrag 4711“ – „2026-10-01_Angebot_Auftrag-4711.pdf“, „2026-10-02_AB_Auftrag-4711.pdf“ und neu „2026-10-14_Lieferschein_Auftrag-4711.pdf“ – „Abgelegt · einheitlicher Dateiname“.
Stimme: „Fehlt etwas, geht das Dokument zur Prüfung an Ihr Team.“
Bild: „Beispielablauf“ – „Fehlt etwas?“ – „Zur Prüfung an Ihr Team.“ Daneben „Lieferschein · LS-20903.pdf“ – „Lieferant: Beispiel-Lieferant“, „Datum: 16.10.2026“, „Auftragsnummer: fehlt“ – „Zur Prüfung an Ihr Team“, „nicht abgelegt, bis die Angabe ergänzt ist“.
Stimme: „Ihr Ansprechpartner ist Michael Strübing. Gemeinsam prüfen wir, ob sich das für Sie lohnt.“
Bild: Links das Porträtfoto von Michael Strübing, rechts „Ihr Ansprechpartner“ – „Michael Strübing“ – „KI-Berater und Softwareentwickler“, „SmartLife – Online“ – „Gemeinsam prüfen wir, ob sich das für Sie lohnt.“
Stimme: „Im kostenlosen Erstgespräch. Dreißig Minuten, unverbindlich.“
Bild: Das Porträt wird klein und rund. „KI-Automatisierung für Betriebe im Ruhrgebiet“ – Logo „SmartLife – Online“ – „Michael Strübing, Ihr Ansprechpartner“ – „Erstgespräch anfragen“ – „Kostenlos · 30 Minuten · unverbindlich“ – „smartlife-online.de“.
Am besten eignen sich Dokumente, die regelmäßig ankommen, ähnlich aufgebaut sind und deren Angaben Ihr Team heute von Hand weitergibt. Drei typische Beispiele:
Typische Angaben: Lieferant, Lieferschein- oder Auftragsnummer, Datum. Der Ablauf gleicht sie mit dem offenen Auftrag ab und legt das Dokument im Vorgang ab. Fehlt eine Nummer oder passt sie zu keinem Auftrag, geht das Dokument an Ihr Team.
Häufig bei: Handel, Handwerk, Produktion
Typische Angaben: Rechnungssteller, Rechnungsnummer, Datum und Beträge. Die Rechnung wird erkannt, ausgelesen und für Ihre Buchhaltung bereitgelegt; buchen und bezahlen bleibt bei Ihnen. E-Rechnungen lesen wir direkt aus ihren strukturierten Daten, ohne KI.
Häufig bei: Betrieben mit vielen Lieferanten
Stundennachweise, Prüfprotokolle oder ausgefüllte Formulare: Wer, wann, für welchen Auftrag? Das Dokument wird der richtigen Person oder dem richtigen Vorgang zugeordnet. Auch handschriftliche Einträge lassen sich heute oft gut auslesen; wie zuverlässig das bei Ihren Unterlagen gelingt, testen wir im Pilot.
Häufig bei: Personaldienstleistern, Betrieben mit Außeneinsätzen
Ob Ihr Dokumenttyp passt, klären wir im Erstgespräch: Zeigen Sie uns drei typische Beispiele am Bildschirm – ohne sie uns zu senden.
Welche Postfächer, Dokumente, Angaben und Ablageorte dazugehören, legen Sie fest. So kann ein Durchlauf aussehen:
Beispielablauf mit erfundenen Daten – keine Demo und keine Kundenreferenz
Im gemeinsamen Postfach landen an einem Vormittag eine Rechnung, eine Auftragsbestätigung und der Lieferschein LS-20817.pdf eines Lieferanten.
Der Ablauf berücksichtigt nur die vereinbarten Postfächer und Anhänge. Die KI bestimmt den Dokumenttyp. Im Beispiel: LS-20817.pdf ist ein Lieferschein.
Die KI liest die vereinbarten Angaben aus. Im Beispiel: Lieferant „Beispiel-Lieferant“, Datum 14.10.2026, Auftragsnummer 4711.
Feste Regeln prüfen die Angaben gegen Ihre Daten, etwa offene Aufträge. Wo Sie es festlegen, bestätigt Ihr Team das Ergebnis. Im Beispiel: Auftrag 4711 gefunden, Lieferant und Datum stimmig.
Das Dokument erhält den vereinbarten Dateinamen und landet im Vorgang – oder geht an ein Programm, das sich anbinden lässt. Im Beispiel: 2026-10-14_Lieferschein_Auftrag-4711.pdf im Ordner „Auftrag 4711“.
Beim Lieferschein LS-20903.pdf fehlt die Auftragsnummer. Er wird nicht abgelegt, sondern geht mit dem Hinweis „Auftragsnummer fehlt“ an Ihr Team. Sobald die Angabe ergänzt ist, läuft die Ablage weiter.
Die KI übernimmt das Erkennen und Auslesen. Abgleich, Zuordnung und Ablage folgen festen Regeln, die Sie nachvollziehen können.
KI kann Angaben falsch lesen, und nicht jeder Fehler fällt sofort auf. Deshalb kombinieren wir Prüfregeln, Freigaben und Stichproben. Wie viel davon nötig bleibt, zeigt der Pilot.
Welcher Weg es wird, legen wir vorab schriftlich fest. Echte Dokumente sehen wir erst, wenn der AV-Vertrag geschlossen ist.
Wir betreiben die KI-Modelle selbst – auf unseren Servern in Deutschland oder auf Wunsch in Ihrer eigenen Umgebung. Ihre Dokumente gehen dann an keinen externen KI-Anbieter. Die Löschfristen legen wir selbst fest und nennen sie Ihnen vorab.
Wir setzen den KI-Dienst eines Anbieters aus der EU mit Servern in Europa ein. Dann gelten die Löschfristen des Anbieters; wir legen sie Ihnen vorab offen.
Die rechtliche Bewertung Ihres Einsatzes liegt bei Ihnen bzw. Ihrem Datenschutzbeauftragten; die technischen Angaben dafür liefern wir.
Statt alles auf einmal umzustellen, starten Sie mit einem Dokumenttyp. Der Festpreis steht vorab schriftlich fest; den Betrag nennen wir nach dem Erstgespräch, sobald der Umfang klar ist.
Schritt 01
Schritt 02
Schritt 03
Damit Sie vorher wissen, woran Sie sind:
Sie sprechen durchgehend mit derselben Person: Michael Strübing klärt mit Ihnen, welche Dokumente sich lohnen, entwickelt den Ablauf und betreut ihn auch im laufenden Betrieb – vor Ort im Ruhrgebiet, online in ganz Deutschland.
Eine KI erkennt, um welches Dokument es sich handelt, und liest die Angaben aus, die Sie weiterverarbeiten – etwa Lieferant, Datum und Auftragsnummer. Zuordnung und Ablage folgen danach festen, nachvollziehbaren Regeln. Unklare Fälle gehen an Ihr Team.
Die Angaben, die Ihr weiterer Ablauf braucht und die im Dokument lesbar stehen, zum Beispiel Nummern, Daten, Namen oder Beträge. Welche das sind, legen wir im Pilot schriftlich fest und testen sie mit Ihren Beispielen.
Sie werden nicht abgelegt, sondern gehen mit einem Hinweis an Ihr Team, zum Beispiel bei fehlender Auftragsnummer oder widersprüchlichen Angaben. Nach der Ergänzung läuft die Ablage weiter.
Rechtsstand am 19.10.2026, geprüft an Angaben des Bundesfinanzministeriums: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können; ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus. E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD enthalten ihre Angaben als strukturierte Daten, die wir direkt lesen, ohne KI. KI kommt bei Rechnungen ins Spiel, die als PDF, Scan oder Foto eintreffen.
Nein. Wir binden Ihr vorhandenes Postfach und Ihre Ablage an, soweit sich diese anbinden lassen. Das prüfen wir, bevor wir eine Umsetzung zusagen, und nennen Grenzen offen.
Auf einem von zwei Wegen, den wir vorab schriftlich festlegen: mit KI-Modellen, die wir selbst auf unseren Servern in Deutschland oder auf Wunsch in Ihrer Umgebung betreiben – dann gehen Ihre Dokumente an keinen externen KI-Anbieter –, oder mit dem KI-Dienst eines Anbieters aus der EU mit Servern in Europa.
Der Pilot hat einen Festpreis, den Sie vorab schriftlich erhalten. Den Betrag nennen wir nach dem Erstgespräch, sobald Dokumenttyp, Umfang und Anbindungen klar sind. Laufende Kosten weisen wir gesondert aus, mit einer festen Obergrenze für die KI- und Anbieterkosten.
Ein fertiges Produkt zum Vorführen gibt es nicht: Wir entwickeln den Ablauf für Ihre Dokumente und Regeln. Wie er aussehen kann, zeigen das Video und der Beispielablauf auf dieser Seite, mit erfundenen Daten. Im Pilot sehen Sie ihn mit Ihren eigenen Beispielen arbeiten.
Ihr Team sucht Antworten in Handbüchern und Arbeitsanweisungen? Ein interner KI-Wissensassistent liefert verständliche Antworten aus den dafür freigegebenen Unterlagen – mit Quellen zum Nachlesen. Mehr zum KI-Wissensassistenten
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir in 30 Minuten, ob sich ein Pilot für Ihren Dokumenteneingang lohnt. Unverbindlich und ohne Fachchinesisch.