Dokumenten­verwaltung mit KI – vom Posteingang bis zur richtigen Ablage.

Gut geeignet sind wiederkehrende Dokumente wie Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Rechnungen oder Nachweise – auch gemischt im selben Postfach. Entscheidend sind die enthaltenen Angaben, die Lesbarkeit und der gewünschte weitere Ablauf. Wir prüfen die Eignung anhand typischer Beispiele.

Das prüfen wir im Pilot. Scans, Fotos, wechselnde Layouts und schlecht lesbare Angaben können die Erkennung erschweren. Wir testen mit den Varianten, die bei Ihnen tatsächlich vorkommen, und legen fest, welche Fälle Ihr Team bearbeitet.

Ergebnisse werden anhand vereinbarter Regeln geprüft. Auffällige oder unvollständige Angaben gehen zur Nachbearbeitung an Ihr Team. Weil auch Fehler unbemerkt bleiben können, vereinbaren wir zusätzlich Freigaben und Stichproben, passend zum jeweiligen Ablauf.

Für manche Aufgaben gibt es gute Standardlösungen, etwa für Eingangsrechnungen in Buchhaltungsprogrammen. Deckt eine solche Lösung Ihren Fall ab, sagen wir Ihnen das im Erstgespräch. Eine eigene Automatisierung lohnt sich, wenn Ihre Dokumente, Regeln oder Programme nicht ins Standardschema passen oder verschiedene Dokumente im selben Postfach ankommen.

Nein, nicht für den Einstieg. Wir prüfen zuerst, ob sich die benötigten Schritte mit Ihrer vorhandenen Ablage umsetzen lassen, und nennen Einschränkungen, bevor wir etwas zusagen.

Nach dem Erstgespräch erhalten Sie ein schriftliches Festpreis-Angebot für das Pilotprojekt. Laufende Kosten für Verarbeitung, Anbieter und Betreuung weisen wir gesondert aus – mit einer festen Obergrenze für die KI- und Anbieterkosten.

Mit einem Pilotprojekt für einen Dokumentenprozess in rund 14 Tagen, sobald die Zugänge zu Postfach und Ablage bereitstehen. So sehen Sie früh, was bei Ihnen zuverlässig funktioniert.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können; ein E-Mail-Postfach genügt dafür. Eine E-Rechnung bringt ihre Angaben als strukturierte Datei mit, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD; diese übernehmen wir direkt, ohne KI. KI brauchen Sie für alles, was weiterhin als PDF, Scan oder Foto ankommt – beides kann in denselben Ablauf münden.

Der Einstieg umfasst Erkennen, Auslesen, Zuordnen und Ablegen. Buchungen oder Zahlungen wären zusätzliche Schritte, deren Anbindung, Berechtigungen und Freigaben gesondert vereinbart werden.

Nein. Der Ablauf legt Dokumente in Ihrer vorhandenen Ablage ab. Eine revisionssichere Archivierung ist nicht Teil des Ablaufs; ob Ihre Ablage die Aufbewahrungspflichten erfüllt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Für das Erstgespräch brauchen wir keine Dokumente. Echte Beispiele sehen wir erst, wenn der AV-Vertrag geschlossen ist. Für die Verarbeitung haben Sie die Wahl: KI-Modelle, die wir selbst auf unseren Servern in Deutschland betreiben – dann gehen Ihre Dokumente an keinen externen KI-Anbieter –, oder den KI-Dienst eines Anbieters aus der EU mit Servern in Europa. Welcher Weg es wird, legen wir vorab schriftlich fest. Die rechtliche Bewertung Ihres Einsatzes liegt bei Ihnen bzw. Ihrem Datenschutzbeauftragten; die technischen Angaben dafür liefern wir.

Nein. Wir setzen nur Anbieter und Tarife ein, die Ihre Daten vertraglich nicht zum Training verwenden. Ein Training mit Ihren Daten gibt es nur, wenn Sie es ausdrücklich wünschen.

Das lässt sich vorab nicht pauschal sagen. Im Pilot vergleichen wir den bisherigen Aufwand mit dem neuen Ablauf – einschließlich der Zeit für Prüfung und Nacharbeit.

Mit wenigen Kennzahlen, die wir vorher gemeinsam festlegen: Anteil richtig zugeordneter Dokumente, Anteil der Prüffälle und Bearbeitungszeit einschließlich Nacharbeit.

Damit Ihr Ablauf nicht von einer einzelnen Person abhängt, ist er dokumentiert, und Zugänge und Daten liegen bei Ihnen. Regeln und Abläufe lassen sich exportieren – so kann bei Bedarf auch ein anderer Dienstleister übernehmen.